Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn trong bao lâu?

1. Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử
Dù là hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử thì khi sử dụng các đơn vị kinh doanh cũng phải tuân thủ quy định về thời hạn lưu trữ.
Căn cứ Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn được hiểu một loại chứng từ kế toán, có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm, không phân biệt loại hóa đơn.

Ngoài ra, tại Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định rõ về cách lưu trữ, bảo quản và tiêu hủy hóa đơn điện tử như sau:
- Hóa đơn điện tử phải được bảo quản và lưu trữ bằng các phương tiện điện tử;
- Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng các hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của đơn vị mình;
- Hóa đơn điện tử khi lưu trữ phải đảm bảo tuân thủ các điều kiện quy định tại khoản 3  Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP;
- Những hóa đơn điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nếu như không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. Tuy nhiên, khi tiêu hủy, doanh nghiệp phải đảm bảo việc tiêu hủy không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.
Bên cạnh đó, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi sử dụng hóa đơn điện tử phải có trách nhiệm bảo đảm tính toàn vẹn của toàn bộ hóa đơn điện tử; thực hiện các quy định pháp luật về bảo đảm an toàn, an ninh hệ thống dữ liệu điện tử trong suốt quá trình lưu trữ hóa đơn điện tử.

Các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có trách nhiệm lưu trữ chứng từ điện tử trong thời gian giao dịch chưa hoàn thành với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử gốc phải được lưu giữ trên hệ thống và được truy cập trực tuyến. Nhật ký giao dịch điện tử phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán kể từ thời điểm thực hiện giao dịch thành công. Bảo đảm các thông tin lưu trữ trong nhật ký giao dịch được tra cứu trực tuyến trong thời gian lưu trữ.

2. Yêu cầu lưu trữ hóa đơn điện tử
Căn cứ khoản 3 Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, để đảm bảo tính hợp pháp cho việc lưu trữ hóa đơn điện tử nói chung và thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử nói riêng, các hóa đơn điện tử khi lưu trữ phải đáp ứng đầy đủ 03 yêu cầu sau:
Một là, hóa đơn điện tử trong suốt thời gian lưu trữ phải đảm bảo tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi hay sai lệch;
Hai là, hóa đơn điện tử khi lưu trữ phải đảm bảo đúng và đủ thời gian theo quy định của pháp luật kế toán;
Ba là, hóa đơn điện tử khi lưu trữ được phép in ra giấy và đảm bảo có thể tra cứu khi được yêu cầu.
Chỉ khi đáp ứng các điều kiện quy định trên thì hóa đơn điện tử lưu trữ mới đảm bảo hợp pháp.

3. Xử phạt khi vi phạm về lưu trữ HĐĐT
Trong thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử, nếu các đơn vị kinh doanh vi phạm quy định lưu trữ hóa đơn điện tử thì bị xử phạt vi phạm hành chính.
Theo Thông tư 176/2016/TT-BTC, dù cố ý hay vô ý thì doanh nghiệp làm mất, cháy, hỏng hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử cũng bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt như sau:
- Phạt từ 6-18 triệu đồng với các hóa đơn GTGT chưa thực hiện thông báo phát hành hóa đơn, nếu chủ động khai báo với cơ quan thuế sau 10 ngày;
- Phạt từ 06 - 08 triệu đồng với các hóa đơn GTGT đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa khai báo với cơ quan thuế, nếu sau 10 ngày.
- Phạt từ 10 - 20 triệu đồng với hóa đơn GTGT bị mất, cháy, hỏng nhưng chưa gửi cho người mua; với các trường hợp không lập hóa đơn bán hàng có giá trị từ 200 nghìn trở lên;
- Phạt từ 20 - 50 triệu đồng nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.